Sinds 2021 zet de Rechtspraak stappen om alle 1,5 miljoen zaken te digitaliseren. Steeds meer zaakstromen zijn inmiddels digitaal. Dagvaardingszaken in civiel recht voor rechtbanken en hoven zijn sinds juni 2025 digitaal bij de rechtbank Den Haag en het hof Arnhem/Leeuwarden. In Armarium kan ook geprocedeerd worden in alle digitale zaaksoorten. Stukken indienen en ontvangen, samenwerken met collega’s, overzicht over alle zaken en een volledig digitaal zaakdossier dat kan allemaal in Armarium.
Doelstelling van de Rechtspraak is dat papier en veilig e-mailen verdwijnen voor bestuursrecht, civiel recht en familie & jeugdrecht. Stukken worden immers al jaren digitaal opgesteld. Toch moesten ze tot voor kort geprint en fysiek ingediend worden, omdat de rechter ze niet digitaal mocht ontvangen. Die omslachtige en kostbare tussenstap verdwijnt nu. Vanaf het eerste kwartaal van 2025 is digitaal indienen de norm. Beslagrekesten moeten sinds 1 januari verplicht digitaal worden aangeleverd, en ook de eerste pilots voor dagvaardingszaken zijn inmiddels gestart.
Daarom introduceert Armarium de Digitaal Zaakdossier module. Zo voerde Armarium begin juli samen met de Rechtspraak een ketentest uit. Kort daarna konden de eerste klanten werken met de nieuwe module Digitaal Zaakdossier. Daarmee wordt het mogelijk om rechtstreeks vanuit Armarium stukken in te dienen en verstrekkingen aan te vragen – zonder tussenkomst van Mijn Rechtspraak.
Mijn Rechtspraak
Er is de mogelijkheid om digitaal te procederen aan de hand van Mijn Rechtspraak. Dit portaal is een fantastische oplossing voor een individuele advocaat. Maar advocatenkantoren die veel procederen zijn beter uit met Armarium. Met de nieuwe module Digitaal Zaakdossier bespaar je niet alleen kosten vergeleken met niet-digitaal procederen, maar krijg je ook toegang tot functies die beter aansluiten bij de praktijk van een advocatenkantoor.
Om dat laatste duidelijk te maken hebben we de belangrijkste verschillen tussen Mijn Rechtspraak en Armarium Digitaal Zaakdossier hieronder naast elkaar gezet.
| Mijn Rechtspraak | Digitaal Zaakdossier Armarium |
|---|---|
| Geschikt voor advocaat alleen | Speciaal gemaakt voor advocatenkantoren die meer dan vijf zaken tegelijk voeren en/of willen samenwerken met collega’s. |
| Upload van stukken vanaf bureaublad en aanvullende eisen aan naamgeving en nummering (lees: Landelijk Procesreglement KG 1 juli 2024 art. 3.15 ev.) | Direct stukken ophalen uit en opslaan in het eigen Document Management Systeem. |
| Time-out na 15 minuten inactiviteit, daarna opnieuw aanmelden met advocatenpas. | Inloggen met Microsoft 365 account. |
| Maximale grootte van 25MB per productie | Maximale grootte van 25MB per productie is gemitigeerd met een feature die speciaal hiervoor ontworpen is: de pdf en productie splitter. |
| Bij een foutmelding wordt de gehele indiening afgekeurd | Armarium maakt foutmeldingen vooraf inzichtelijk en helpt gebruikers bij herstel. |
| Notificaties over nieuwe stukken vermelden alleen een zaaknummer en gaan naar één e-mail adres per zaak. Inloggen in Mijn Rechtspraak om te weten wat er nieuw is. | Notificaties vermelden zaakgegevens en link om direct naar de nieuwe ontvangen stukken te browsen. Notificaties worden automatisch naar alle teamleden in een zaak gestuurd. |
| Machtigingen systeem rond advocatenpas is complex. Overzicht over alle zaken ontbreekt daardoor vaak. | Middels uitgebreid rollen en rechten systeem overzicht in alle zaken die lopen op elk ogenblik voor de collega’s die dat nodige hebben.. |
| Geen koppeling met eigen systemen (DMS) | Koppeling met uw eigen DMS |
| Per zaak één e-mail adres voor notificaties | De keuze om meerdere e-mailadressen in te stellen |
| Notificaties vertellen alleen dat er een wijziging is in de zaak | Notificaties met inhoud |
| Wederpartij informeren via gebruikersactie buiten Mijn Rechtspraak om | Wederpartij informeren direct na het indienen met behulp van veilig e-mailen in Armarium |
| Geen log van wijzigingen en actie | Uitgebreide log van wijzigingen en acties. Wie heeft een bestand bekeken? |
Digitaal Zaakdossier
Het indienen van stukken wordt met het Digitaal Zaakdossier van Armarium eenvoudig en efficiënt. Je uploadt documenten, zet ze in de juiste volgorde en Armarium controleert automatisch of de indiening voldoet aan de eisen van de Rechtspraak, zoals bestandsgrootte en PDF/A. Samenwerken gaat moeiteloos: meerdere collega’s kunnen tegelijkertijd aan een indiening werken en iedere actie is direct zichtbaar. Ontvangstbevestigingen verschijnen meteen in Armarium, en het systeem ondersteunt ook het informeren van de wederpartij, het indienen van dagvaardingen en het stellen voor gedaagde. Bovendien ontvangt ieder teamlid binnen kantoor automatisch een notificatie wanneer een advocaat toegang krijgt tot stukken van de wederpartij of de rechter.
Dankzij de single-sign-on koppeling met Microsoft Entra is inloggen snel, veilig en overzichtelijk. Alle advocaten en secretaresses kunnen hun eigen Digitaal Zaakdossiers beheren, waarbij het kantoor zelf bepaalt wie welke rollen en rechten heeft.
Armarium maakt gebruik van het Aansluitpunt Rechtspraak (AR), speciaal ontwikkeld voor advocatenkantoren die veel procederen en meer functies nodig hebben dan Mijn Rechtspraak biedt. Het Digitaal Zaakdossier van Armarium bevat alle mogelijkheden van het AR en voegt daar extra functionaliteit aan toe, zoals werken in teams, koppeling met het eigen DMS en het tegelijk uploaden van meerdere documenten in de juiste volgorde. Ook worden notificaties voorzien van inhoudelijke informatie, kunnen conceptversies van stukken worden aangemaakt, PDF’s automatisch naar PDF/A worden omgezet of gesplitst en samengevoegd, wordt de wederpartij geïnformeerd, vindt bestandsnaamgeving plaats conform het procesreglement, wordt gecontroleerd op volledigheid en is er volledige logging, encryptie en toegang via rollen. Alle stukken worden bovendien veilig opgeslagen in een file storage per klant.
Compliance
Sterke governance- en compliance kaders zijn essentieel voor advocatenkantoren: ze helpen risico’s te beheersen, transparantie te vergroten en vertrouwen bij cliënten op te bouwen. Het Digitaal Zaakdossier in Armarium ondersteunt dit volledig. Met uitgebreide rollen en rechten kunnen kantoren de toegang tot bestanden precies afstemmen op hun eigen behoeften.
Daarnaast biedt Armarium een volledige audit trail van alle bestanden die het systeem verwerkt. Voor elk bestand is zichtbaar wie welke acties heeft uitgevoerd en wanneer. Deze audit trail is niet alleen handig voor intern beheer, maar ook cruciaal voor compliance: het levert bewijs dat het kantoor voldoet aan wet- en regelgeving en aan eigen beleidslijnen en procedures.
Door deze uitgebreide transparantie kunnen gebruikers van Armarium hun processen beter controleren en zichzelf beschermen tegen mogelijke juridische problemen. Advocatenkantoren die nog werken met Mijn Rechtspraak missen deze audit trail volledig.
Samen digitaal verder
Met de introductie van het Digitaal Zaakdossier ondersteunt Armarium alle functies rond het procederen: Roladministratie, termijnbewaking, roljournaal wijzigingen ophalen en stukken uitwisselen met de rechtspraak. Met Armarium kun je veilig digitaal procederen, en dat leidt tot Overzicht en Volledigheid.
Wij zijn trots op deze nieuwe module en laten graag zien hoe je stukken kan indienen met Armarium.
Wanneer past dat in uw agenda? Wij komen graag langs. Neem contact op met Robert Stallmann (robert@armarium.nl) om een afspraak te plannen.