Is Zeeland-West Brabant klaar voor digitaal procederen volgens KEI?

De pilot voor civiele zaken is na vier maanden toe aan een evaluatie. In de voortgangsrapportage spreekt de Rechtspraak over goede resultaten in de pilot. Er zijn zo’n 400 zaken ingediend en die instroom is volgens verwachting. De advocaten zijn toegerust op de nieuwe digitale werkwijze en de deurwaarders zijn voorbereid. Bij het Rechtspraak Servicecentrum worden maandelijks zo’n 3500 vragen behandeld en weet men dus de Rechtspraak te vinden in geval van onduidelijkheden. En in alle rechtbanken zijn inmiddels digitale zittingszalen ingericht. Dat is allemaal positief. In november hebben ook de aanbieders van een aansluitpunt, waaronder Armarium, zich bij de Rechtspraak positief uitgelaten over de eerste resultaten.

Tot zover geen vuiltje aan de lucht. Maar gevraagd aan de pilot rechtbanken geven zij aan dat de voortgangsbewaking beter moet. Daarnaast heeft de advocatuur, zo staat in de voortgangsrapportage, aangegeven dat er meer ervaring opgedaan moet worden met het verdere verloop van de zaak. Minimaal tot en met de zitting. De conclusie die aan deze twee uitspraken verbonden wordt, is dat 1 april te vroeg is voor de landelijke invoering. Velen die het programma KEI sinds de start in 2013 volgen, zullen constateren dat dit het zoveelste uitstel is. Sommigen vragen zich wellicht hoopvol af of van uitstel afstel komt. Oppervlakkig lezen van de koppen in de juridische pers laat inderdaad weinig ruimte voor een positieve kijk op KEI.

Maar zelfs de meest verstokte pessimist en aanhanger van de typemachine en fax, beseft zich dat de Rechtspraak sinds 2013 bezig is om de 21e eeuw binnen te stappen. Digitalisering is overal om ons heen. Ook de advocatuur digitaliseert en wisselt bestanden uit met klanten. Maar als een advocaat zich richt tot een rechter, dan legt hij de iPhone X aan de kant en pakt enthousiast pc/printer/copier/fax om de belangen van de klant te behartigen. Deze gang van zaken wordt alleen door de juridische sector als volstrekt normaal beschouwd. En daar zijn redenen voor zoals de Rechtspraak heeft ervaren en beschreven in de voortgangsrapportage: Een sector waarin zorgvuldigheid en compleetheid voorop staan en risico’s zoveel mogelijk worden gemeden.

De mensen die sinds 2013 aan het programma KEI werken, hebben in die jaren veel geleerd over de cultuur in de juridische sector. En overeenkomstig deze bevindingen hebben ze het programma aangepast: Deze cultuur is herkenbaar in de oplossingen die door interne en externe gebruikers werden verwacht c.q. geëist en resulteerde in verbetering en uitbreiding van de KEI oplossingen. Daarbij is binnen de Rechtspraak iedereen kennelijk zo tevreden over de nieuwe, moderne toekomst dat het programma KEI in 2018 ophoudt te bestaan. Kwaliteit en Innovatie krijgen een permanent karakter in de Rechtspraak. En daarbij gaat niet meer gewerkt worden met grootse vergezichten die plotseling hun intrede gaan doen in de dagelijkse gang van zaken. Nee, de Rechtspraak stapt over van lang-cyclisch naar kort-cyclisch werken en veranderen. En wij juichen dat toe. Het besluit om te gaan digitaliseren is de grote stap in 2013 geweest.

Ons (ongevraagd) advies is om met de overstap naar kort-cyclisch werken, ook het grote idee van een landelijke invoering los te laten. Digitaal procederen is de toekomst en koudwatervrees laat de aandacht daarvoor verslappen. De juridische sector is gebaat bij een zachte dwingende hand die iedere twee maanden een nieuw arrondissement digitaal laat procederen. De invoering van digitaal procederen op 1 april in Zeeland-West Brabant is niet te vroeg. En het past zeker bij het nieuwe gerechtsgebouw in Breda!

Nu alle systemen klaar zijn en de mens er mee moet gaan werken, is het tijd geworden om met kleine aanpassingen snel het vertrouwen te winnen.