Wat is PDF/A en welke versie moeten we kiezen?

De vraag wat is PDF/A en hoe kunnen we hier het beste mee omgaan, komt steeds vaker voorbij nu advocatenkantoren zich aan het voorbereiden zijn op het digitaal procederen. In dit blog proberen we duidelijkheid te scheppen rondom dit onderwerp en geven we wat tips – op basis van onze praktijkervaringen bij klanten – hoe u hier als organisatie mee om kunt gaan.

Mijnrechtspraak.nl accepteert een gewone PDF maar het Aansluitpunt Rechtspraak niet? Ja, dat klopt. Het portaal mijnrechtspraak.nl is ook bedoeld voor de burger die wil procederen en we vermoeden dat dat de reden is dat ze PDF/A niet als eis stellen. In het geval er een PDF wordt geüpload via dit portaal wordt die door de Rechtspraak omgezet naar een PDF/A.

Het Aansluitpunt Rechtspraak stelt PDF/A als eis? Als u procedeert via het Aansluitpunt, bijvoorbeeld via Armarium, dan is er een PDF/A eis. De Rechtspraak stelt dus een hogere eis aan professionele partijen. Met de PDF/A eis zeggen ze in principe alle versies te gaan ondersteunen, maar daar zit wel een voorwaarde aan: “Een op een van deze wijzen ingediend bestand kan meer afbeeldingen bevatten.” Dat wil in ieder geval zeggen dat PDF/A-3 gebruiken in de praktijk geen nut heeft (het waarom leest u verderop in dit blog).

Kunnen jullie als Armarium het dan niet voor ons naar PDF/A converteren?

Onze regel is dat we niets aanpassen aan wat een Advocaat naar de Rechtspraak opstuurt. Zo weten onze klanten zeker dat wat ze uploaden ook exact zo aankomt bij de Rechtspraak. Wat we wel doen is controleren of wat naar ons geüpload wordt conform de PDF/A eisen zijn. Zo krijgen onze klanten direct feedback of de PDF geaccepteerd gaat worden door de Rechtspraak.

De lijst met versies waar wij binnen Armarium op controleren en daarmee accepteren:

• PDF/A-1A
• PDF/A-1B
• PDF/A-2A
• PDF/A-2B
• PDF/A-2U
• PDF/A-3A
• PDF/A-3B
• PDF/A-3U

Wat is de beste keuze?

Om te weten of u de juiste keuze maakt lichten we hieronder even kort toe wat naar onze mening relevant is om een overwogen keuze te maken.

• PDF/A-1
  Als voor de optie in Microsoft Word en Acrobat PDFMaker gekozen wordt om PDF/A te publiceren dan wordt dat een PDF/A-1. Dit is momenteel de meeste gebruikte versie van PDF/A in PDF software.
• PDF/A-2
  Dit is een update van de PDF/A-1 versie. Het praktische voordeel van PDF/A-2 is dat er transparante images en OpenType fonts in gebruikt kunnen worden, mochten die bijvoorbeeld in het huisstijl sjabloon zitten.  Dit type is een vereiste als u PDF’s digitaal wilt waarmerken (gecertificeerd PDF/A document). Hiervoor is PDF software nodig die dit ondersteunt. Als u die niet wilt gebruiken kunt u, bij problemen met PDF/A-1, die vaak wel oplossen. Bijvoorbeeld door een transparante afbeelding simpelweg niet transparant maken en een witte achtergrond te geven.
• PDF/A-3
  Bij PDF/A-3 kunt u meer embedden (zoals XML, CSV, CAD, Spreadsheets documenten) alleen staat de Rechtspraak dat embedden niet toe. Dit formaat levert doorgaans ook grotere bestanden op die voor problemen kunnen zorgen. Wij zien geen reden om voor dit type te kiezen.

De standaard PDF/A-1 zal het meest gebruikt worden, simpelweg omdat het exporteren naar PDF vanuit Microsoft Word dit als enige optie standaard ondersteunt. Onze verwachting is dat kantoren gewoon gebruiken wat voorhanden is, kiezen voor wat hun huidige software standaard genereert. Wij zien dat ook niet als een probleem.

LET OP!

Wel is het verstandig om uw word-sjablonen te testen of deze netjes worden omgezet door ms-word in PDF/A-1. Met name transparante plaatjes worden niet goed omgezet, zoals hier te zien is.

Kan ik later nog overstappen van PDF/A-1 naar PDF/A-2? Mocht u kiezen voor PDF/A-1 en later alsnog overstappen naar een andere versie is zal u met 2 versies moeten blijven werken (PDF/A-1 omzetten naar PDF/A-2 of A3 kan voor problemen zorgen). Als u PDF ziet als een momentopname / versie van een document is het ook niet nodig om die later om te zetten naar PDF/A-2 als daarop overgestapt gaat worden.  Voor het kunnen zoeken in PDF’s binnen bijvoorbeeld een Document Management Systeem maakt het niet zoveel uit wat voor PDF versie het is. Zolang hij maar doorzoekbaar is.

Praktische tips

• Bestandgrootte
  De bestandslimiet is officieel nog 10MB. Ze gaan dat waarschijnlijk opschroeven naar 20 of 25MB. Het kan (alsnog) voorkomen dat documenten te groot worden, wij geven binnen Armarium een melding als dat het geval is zodat u daar niet pas achter komt zodra het naar de Rechtspraak opgestuurd wordt.
• Scannen
  Een aantal klanten van ons zetten het hoofddocument om naar PDF via de (printer)scanner, het is dan handig als er bij het scannen gelijk een PDF/A van gemaakt wordt, dan weet u zeker dat wat ingescand wordt er ook hetzelfde uit blijft zien. Daarbij is de bestandsgrootte mogelijk een uitdaging. Een klant van ons die daarmee al uitgebreid getest heeft, verwacht daarbij dat ze documenten in delen zullen gaan inscannen of later gaan moeten opsplitsen.
• OCR software
  Indien er OCR software gebruikt wordt kan PDF/A-2 en PDF/A-3 problemen geven: “A document produced with OCR conversion into PDF/A-2 or PDF/A-3 doesn’t support the notdefglyph flag. Therefore, this type of conversion can result in unrendered content.”. Test dit dus vooraf goed.
• PDF signeren
  De reden om voor PDF/A-2(U) te gaan zit hem er vooral in als u PDF’s digitaal wil signeren. Voor de omzetting naar PDF/A-2U hebt u wel aparte software nodig (mogelijk dat u al PDF omzettingssoftware hebt die dit ondersteunt). Mocht u signing gebruiken of willen gaan gebruiken adviseer ik ook om gelijk SHA-256 te gebruiken omdat SHA-1 gehackt is en in PDF 2.0 ook niet meer ondersteund wordt.

Informatie- en softwarebronnen:

• Wikipedia: https://en.wikipedia.org/wiki/PDF/A
• VeraPDF project: http://verapdf.org/home/
• PDF/A Conformance checker: http://www.preforma-project.eu/verapdf-download.html
• Het PDF/A monster: https://www.armarium.nl/pdf/