Lees ook het blog van 1 mei 2017 over de verschillende PDF/A versies en praktische tips: https://www.armarium.nl/pdf-uitgelegd/
Constant Sciarone legt in een gastblog uit wat PDF/A is en wat er mee bereikt kan worden.
Constant Sciarone is als adviseur bij DotOffice al 15 jaar actief met vraagstukken rondom opmaak, conversie naar PDF en het toepassen van certificaten via onder meer de modules doOfficeSign en doSignPDF die in gebruik zijn bij meer dan 50 advocaten en accountantskantoren in Nederland en België.
De digitale rechtspraak vraagt om uw documenten in PDF/A formaat aan te leveren. Wat is dat nu weer zult u zich misschien afvragen, de PDF is standaard, maar waar staat die A toch voor?
Vragen we wikipedia, dan volgt de volgende omschrijving:
“PDF/A (Portable Document Format Archivable), ook bekend als ISO 19005-1, is een speciale variant van het gewone PDF-formaat die specifiek ontwikkeld is voor archivering. PDF/A is daarom geschikt voor het opslaan van digitale documenten.”
Maar zoveel mensen, zoveel meningen. Vandaar dat ook de PDF/A in meerdere smaken verkrijgbaar is.
Een PDF/A maken is gelukkig inmiddels voor iedereen eenvoudig te doen, zowel Microsoft Office, met vooral Word natuurlijk, Adobe en de meeste andere PDF makers* beschikken over een PDF/A output formaat. Maar niet standaard! Je moet er wel iets voor doen. Je moet actief kiezen voor het maken van een PDF in het A formaat.
Met wat extra kennis en handelingen is dus iedereen wel in staat om een PDF/A te maken. Je moet er wel iets extra’s voor doen.
Maar wat nu als je ook nog een net representatief PDF/A document wilt met een nette, goed leesbare tekst, stijlen, afbeeldingen en logo’s. Of mischien een wisselende huisstijl of wisselende logo’s of bedrijfsonderdelen. Dan wordt het al snel extra hinderlijk. Naast de extra handelingen, moet je nu ook in de kwaliteit van het maken van de PDF je weg weten te vinden. Welke PDF makers maken een nette, verzorgde PDF/A zonder aan de kwaliteit concessies te doen. Maar niet alleen de opmaak en representatie kwaliteit is een mogelijk issue. Ook het omzetten van de juiste inhoud mag niet in gevaar komen. Een tekst moet niet anders zijn dan het om te zetten document. Een beetje (externe) hulp van een specialist kan hier uitkomst bieden.
Als laatste is er een sterke opmars om een PDF of PDF/A document te voorzien van een persoonlijke grafische handtekening, een bedrijfsstempel of te zelfs te certificeren met een bedrijfs- of persoonlijk (beroepsgebonden) certificaat zoals de advocatenpas of het accountant beroepscertificaat. De behoefte aan een waarborging van het document in kwestie is voor alle ontvangende partijen is een niet overbodige luxe, maar een daadwerkelijke vervanging van de handtekening in inkt in de digitale wereld.
Het antwoord van KEI, de digitale rechtspraak, was dat een gecertificeerd PDF/A document zal worden ondersteund, dus kan worden aangeboden via de digitale rechtspraak, maar vanuit KEI niet noodzakelijk is. Wel vreemd, want een met een certificaat op document niveau is het duidelijk wie het heeft aangeboden of ingediend. En met het nieuwe iDIN is het voor iedereen mogelijk om een document te ondertekenen met een persoonsgebonden identificatie. Jammer dat de overheid en rechtspraak nog niet van deze mogelijkheid gebruik maken.
Conclusie is dat iedereen een PDF/A kan maken met algemeen toegankelijke software zoals MS Office, Adobe of Cloud diensten. Wil je dit meer gebruikersvriendelijk kunnen omzetten, er extra kwaliteit gewenst is of complexiteit met betrekking tot de huisstijl of wil je een PDF/A document ook digitaal waarmerken als onderdeel van een bedrijfsproces? Dan is het inschakelen van een expert geen overbodige luxe.
Constant Sciarone
https://twitter.com/CSciarone
https://nl.linkedin.com/in/constantsciarone/nl
*PDF Makers van andere partijen of embedded PDF Makers in financiële paketten, praktijk management, document management pakketten of cloud oplossingen die het document voor u omzetten.
