Een simpele PDF/A oplossing

Omschakelen van een papieren dossier naar een digitaal dossier vraagt een goede voorbereiding. Zijn uw scanners goed genoeg? Kunt u A0 bouwtekeningen scannen? Heeft u de juiste software om PDF/A bestanden te maken? En kunt u uw digitale dossier doorzoeken tijdens een comparitie of pleidooi?

Grote kantoren hebben vaak een leverancier die voor hen de huisstijl en sjablonen inbouwt in ms-word. DotOffice is een voorbeeld van zo’n leverancier. Maar als je als advocaat werkt met een lokaal geïnstalleerde PDF converter dan is er een oerwoud aan producten die dat kunnen: Adobe Acrobat, Foxit PDF, …
Wij hebben een klein onderzoek gedaan naar deze PDF producten die op de markt zijn om eenvoudig met PDF bestanden te werken en PDF/A bestanden te maken. Met name dat laatste is bij veel van deze producten geen sinecure. Tot wij in contact kwamen met Sander Houwing van www.digitalerechtspraak.nl. Zij zijn onder andere leverancier van Nuance Power PDF Advanced. Dat product biedt een simpele manier om PDF bestanden om te zetten naar PDF/A. Daarnaast biet Power PDF Advanced alle PDF bewerkingsfuncties die nodig zijn inclusief het zetten van (digitale) handtekeningen.

Sander Houwing en zijn collega’s bij www.digitalerechtspraak.nl bieden naast deze simpele PDF/A oplossing ook een product voor het scannen van papieren documenten en Microsoft apparatuur voor tijdens de (digitale) zittingen. Onderstaand een bijdrage van Sander Houwing.

Scannen, annoteren, bewerken en signeren

KEI heeft invloed op de manier waarop u met uw documenten omgaat. Voor zowel de rechtspraak als professionele rechtzoekenden, of hun procesvertegenwoordigers leidt KEI tot de verplichting om digitaal zaken aan te brengen, te werken en te communiceren.

Documenten, die u indient bij De Rechtspraak in verband met KEI zullen doorzoekbaar moeten zijn en opgemaakt als PDF/A document. U moet dus zelf een doorzoekbare PDF/A kunnen maken van stukken die binnenkomen als oude PDF versie of van uw eigen stukken, alvorens deze te versturen of te uploaden naar de rechtspraak. Door die manier van werken wordt er van u verwacht dat u handig kunt gaan omgaan en werken met documenten in PDF formaat.

Voorbeelden daarvan zijn:

Digitale rechtsgeldige inkt blauwe handtekening plaatsen in uw PDF bestanden
Teksten of passages snel kunnen zoeken in grote PDF bestanden
Uitzwarten van namen, telefoonnummers, bedragen, BSN nummer etc.
Annoteren en indexeren (geeltjes plaatsen)
Ontvangen PDF/A bestanden omzetten naar Word en Excel, dit levert u veel tijd op omdat u niet hoeft over te typen
Bewaakte scan mappen maken, alles wat u daarin zet wordt automatisch doorzoekbaar PDF/A

De digitale handtekening, waarom? Wij zijn ook van mening dat alle originele PDF bestanden, die u buiten kantoor stuurt, voorzien moeten zijn van een digitale handtekening. Een rechtsgeldige handtekening, zoals u die ook op een traditionele brief zou zetten. Dit voorkomt dat anderen uw PDF kunnen aanpassen en u altijd een kunt aantonen welke PDF u heeft ingediend in een zaak bij de rechtbank.

U kunt een perfecte PDF oplossing hiervoor nu een maand gratis testen via onderstaande link:
Test Power PDF Advanced!

Sander Houwing
https://www.linkedin.com/in/sanderhouwing

Sander Houwing