Alle termijnen van het hele kantoor in één totaal overzicht. Snel, eenvoudig en veilig!

Lezen en interpreteren

Procesondersteuners werken de termijnenlijst van kantoor bij aan de hand van binnenkomende brieven van de rechtbanken en wijzigingen in de journalen van de rechtspraak. Brieven stuurt de rechtbank altijd aan de advocaat. Deze komen dan ook zelden op het bureau van de procesondersteuner terecht. Iedere secretaresse/procesondersteuner weet dat het werken met de journalen van de rechtspraak regelmatig voor verassingen kan zorgen. Griffiers wijzigen de stand van zaken buiten de rolzittingen om. En zaakstromen als familiezaken kennen geen vaste weekdag waarop geprocedeerd wordt. En dan is er natuurlijk ook het zeer omslachtige inloggen met de gemachtigde pas om even snel de stand van zaken in één zaak te controleren. Menigeen heeft zich inmiddels aangepast aan de eigenaardigheden van de journalen van de rechtspraak. Want de termijnenlijst moet aan het eind van de dag wel up to date zijn.

Maar aan deze onzekere werkwijze maakt Armarium nu een eind!

Journaal module

Armarium kan dagelijks alle wijzigingen in de journalen van de rechtspraak ophalen. Lees alles over de Journaal module.

Administreren en informeren

Armarium blinkt uit in het voeren van een snelle en eenvoudige zakenadministratie en het bewaken van termijnen. Armarium is gemaakt door een team dat meer dan 15 jaar ervaring in het bestuderen en implementeren van roladministraties heeft. Voorop heeft gestaan dat procesondersteuners eenvoudig overzicht hebben over de zakenadministratie.

Zakenadministratie

In Armarium is de zaak de spil waar alles om heen draait. Alle zaken van kantoor kunnen worden vastgelegd in Armarium. En elke zaak kan ook weer gevonden worden met de uitgebreide zoekfuncties. Zo is het vinden van alle zaken van een bepaalde advocaat een peulenschil. Van elke zaak voert de procesondersteuner eenmalig onder andere de volgende gegevens in: naam, zaaksoort, zaaknummer, dossiernummer, partijen en het team. Op al deze gegevens kan de zaak weer teruggevonden worden.

Uiteraard biedt Armarium ruimte om zaakstanden en datums bij te houden. Dit kan zowel voor dagvaardingszaken als verzoekschriften. Wij constateren dat advocatenkantoren die 1-2 medewerkers aanwijzen om de zakenadministratie te voeren altijd in control zijn over hun termijnenlijst.

Termijnbewaking

De dashboards in Armarium laten zien welke zaken aandacht behoeven. Elke procesondersteuner ziet zaken met een datum in het verleden als een incident dat aangepakt moet worden. Armarium kijkt op het dashboard naar de huidige week, twee weken terug en twee weken vooruit. Met een simpele klik weet je precies welke zaken volgende week dienen.

Met de Journaal module weet de procesondersteuner ook in welke zaken er door de griffier een wijziging is aangebracht. Op woensdag en donderdag zijn dat de gebruikelijke wijzigingen vanwege de rolzittingen. Maar ook buiten de rolzittingen om worden de zaken door de griffiers gewijzigd. Deze laat Armarium ook zien.

Team

Elke zaak in Armarium kent zijn eigen team. Een team bestaat uit advocaten en secretaresses. De procesondersteuner stelt het team op de hoogte van alle wijzigingen in de zaak middels een email notificatie: Het ouderwetse rolbericht. Procesondersteuners kunnen ook voorafgaand aan een zitting email notificaties versturen om het team te herinneren dat er stukken moeten worden ingediend. Indien gewenst kunnen deze notificaties worden opgemaakt in de huisstijl van kantoor.

Het team heeft ook altijd inzage in de zaak. Dat kan door in te loggen in Armarium met een gebruiker die kijk rechten heeft op de eigen zaken. Maar het kan ook door het opnemen van een agenda koppeling in bijvoorbeeld ms-outlook.

Termijnenlijst

Tot slot biedt Armarium de mogelijkheid om overzichten van de zaken te printen met behulp van verschillende termijnenlijsten. Indien de bestaande lijsten niet alle wensen dekken dan gaan we uiteraard in gesprek om een termijnenlijst te maken die wel voldoet aan de wensen.