De 5 bevindingen over digitaal procederen in 2018

In 2012 is het programma KEI geboren. In 2018 zal het programma KEI eindigen. Lang leve het digitaal procederen! De Rechtspraak heeft digitalisering van de eigen werkprocessen en communicatie met ketenpartners Als standaard werkproces opgenomen. En dat is gezien de vergaande digitalisering van de maatschappij ook hoognodig. Als ik uitleg wat Armarium doet dan krijg ik vaak als reactie: ‘Is dat niet allang geregeld?!?!’

Wij zijn daarom blij om te constateren dat Armarium klaar is voor de landelijke invoering van het digitaal procederen. We hebben samen met de Rechtspraak het indienen van een 112 zaak getest. Dat was de grote hobbel die een landelijke invoering blokkeerde. Via Armarium, kan nu zowel een 112 als een 113 zaak ingediend worden.

Wat staat u, als advocaat, te wachten in 2018? Aan de hand van vijf bevindingen leg ik uit wat er in 2018 gaat gebeuren rond het digitaal procederen.

Waarom gaan we digitaal procederen?

In de jaarplannen van 2013 staan de zeven doelstellingen van het nieuwe programma KEI geformuleerd. Doelstelling 1 gaat  over het digitaliseren van civiele zaken.

‘Vereenvoudiging, uniformering en digitalisering van werkprocessen en procedures en communicatie (digitale toegankelijkheid) met partijen, hun vertegenwoordigers, ketenpartijen en andere betrokkenen (getuigen, deskundigen, etc.) op het gebied van bestuursrecht en civiel recht, en waar mogelijk het gelijktrekken van de werkprocessen voor civiele en bestuursrechtelijke zaken.’

Maar wellicht is het meest treffend de uitspraak van Frits Bakker (voorzitter Raad voor de Rechtspraak): ‘We kunnen niet op papier blijven werken!’ Deze uitspraak slaat wat ons betreft, de spijker op de kop. Alles om ons heen digitaliseert, zo ook de Rechtspraak.

Waar staat de Rechtspraak nu?

De voortgangsrapportage KEI van begin 2018 heeft nogal wat stof doen opwaaien. Er is te veel geld uitgegeven. De interne organisatie is nog niet klaar voor digitaal procederen. Er wordt zelfs vanuit het bestuur van de Raad voor de Rechtspraak toegegeven dat men zich vertild heeft aan KEI. Bestuursrecht blijkt toch niet helemaal te kunnen dienen als model voor civiel recht. De Rechtspraak is bezig met een herijking. Onderdeel daarvan is dat digitalisering van interne en externe werkprocessen doorgezet wordt.

Intussen zijn we sinds 1 september 2017  aan het digitaal procederen in twee arrondissementen. En met kleine hick-ups loopt dat best goed. MijnRechtspraak.nl werkt zoals bedoeld. Er is veelvuldig overleg tussen aansluitpunt leveranciers en de Rechtspraak om de laatste plooien glad te strijken. En ‘MijnWerkomgeving’ wordt aangepast naar de laatste inzichten.

Kortom: De digitalisering van civiele zaken is gestart en in april worden de laatste aanpassingen door de Rechtspraak  worden opgeleverd. Daarna staat niets meer in de weg voor een verdere invoering van het digitaal procederen.

Waarom en wanneer een landelijke invoering?

Al jaren verkondigt de Rechtspraak dat na de pilot fase in twee arrondissementen een landelijke invoering volgt. Dat is nu zo vaak gezegd dat niemand meer bedenkt dat het ook anders zou kunnen. En gezien de huidige situatie is een landelijke invoering wat ons betreft ook niet het meest voor de hand liggend.

De interne organisatie van de Rechtspraak blijkt tijdens de pilot fase nog niet klaar te zijn voor het digitaal procederen. Dit kunnen we lezen in de voortgangsrapportage KEI en ook in de vele publicaties. Hoe logisch is het dan om die organisatie niet op te zadelen met een landelijke invoering waarbij de druk alleen maar groter wordt?

Maar doorpakken kan wel. Digitaal procederen werkt in twee arrondissementen. Dan kan het ook werken in drie of 4 arrondissementen. Dat verlaagt de organisatorische druk enorm en de focus kan liggen bij het instrueren en begeleiden van de griffiers en rechters in de nieuwe arrondissementen.

Zo denkt de Rechtspraak echter (nog) niet. Dus de landelijke invoering van het digitaal procederen (civiel 1.0) staat gepland voor eind 2018.

Wat doet een advocaat vóór de landelijke invoering?

Er zijn een vijftal activiteiten die een advocaat zou moeten uitvoeren om voorbereid te zijn op de landelijke invoering van het digitaal procederen.

• Wetgeving en reglement
  We komen nog steeds advocaten tegen die het nieuwe landelijk procesreglement niet gelezen hebben. Of ternauwernood het verschil tussen artikel 112 en 113 kunnen benoemen. Kortom: studeren!
• Aansluitpunt
  Er zijn een groot aantal voordelen aan het gebruik van bijvoorbeeld Armarium ten opzichte van mijnrechtspraak.nl. De meest voor de hand liggende is het niet meer nodig hebben van de advocatenpas om in te loggen. Maar ook de hoeveelheid notificaties (e-mail) van de rechtspraak is dan minder. Tot slot, een koppeling met uw DMS is mogelijk. Kortom: kies voor een aanbieder van een aansluitpunt.
• PDF/A
  Het maken van een pdf/a is volgens de Rechtspraak heel simpel. Maar om goed met pdf/a bestanden te werken moet u op een aantal plekken in uw organisatie mogelijk wat aanpassen. Zie daarvoor ons blog: Het pdf/a monster.
• Centrale termijnbewaking
  Termijnbewaking blijft onverminderd belangrijk. Sterker nog: Gezien de organisatorische issues bij de Rechtspraak is een eigen termijnbewaking nog veel belangrijker dan voorheen. In het belang van uw client wilt u er zeker van zijn dat u geen termijnen mist.
• Werkprocessen
  Schrijf de nieuwe werkprocessen ook daadwerkelijk uit. Neem daar de tijd voor. Ook gezien de AVG die op ons af komt, is dat van belang.