Het nieuwe gerechtsgebouw van Breda
20 september 2018
Toon alle berichten

Vijf redenen om centrale termijnbewaking/roladministratie toe te passen

In 2012 is het programma KEI geboren. In 2018 zal het programma KEI eindigen. Lang leve het digitaal procederen! De Rechtspraak heeft digitalisering van de eigen werkprocessen en communicatie met ketenpartners als standaard werkproces opgenomen. We kunnen niet op papier blijven werken!

We krijgen regelmatig de vraag: Kan de advocaat zelf de termijnbewaking doen met Armarium? Natuurlijk kan dat! Is dan ons antwoord. Maar kantoren die de termijnbewaking bij 1 of 2 procesondersteuners hebben belegd, zijn veel efficiënter en effectiever! En daarvoor zijn vijf redenen aan te voeren:

Termijnbewaking met Armarium

1. Duidelijke verantwoordelijkheden

De Vlaamse Orde van Balies geeft in een richtlijn heel helder aan wie verantwoordelijk is voor wat:

De advocaat spant zich in om de zaak tijdig af te handelen. Het kantoor waakt erover dat termijnen niet worden overschreden. 

Het systeem voor termijnbewaking moet zelfs termijnoverschrijding uitsluiten en eenvoudig overdraagbaar zijn. Bij het hanteren van verschillende systemen per advocaat is dat een punt van aandacht tijdens een audit. Kortom: een centraal systeem verdient de voorkeur.

Bron: Orde van Vlaamse Balies

2. De elf rechtbanken werken niet uniform

Eind vorige eeuw kwam het Landelijk Uniform Rolreglement tot stand. We zijn nu 20 jaar verder en van uniformiteit bij de verschillende rechtbanken is geen sprake. Dat is ook niet geheel verrassend. Elf verschillende locaties met elf verschillende rolrechters en elf verschillende griffiers: Dat kan niets anders dan verschil in werkwijzen opleveren.

De advocaat kan zich daar op geen andere manier tegen wapenen dan zich te verdiepen in alle eigenaardigheden per rechtbank. Ervaring op doen door wekelijks contact met iedere rechtbank helpt daarbij.  Veel ervaring opdoen kan het best door binnen het advocatenkantoor één of twee personen aan te wijzen die de rol van procesondersteuner hebben.

Armarium - Rechtspraak

3. Welk recht?

Het is altijd al zo geweest dat u als advocaat na een wetswijziging per zaak in de gaten moet houden welke wet en welk reglement van toepassing zijn. Een goed ondersteunend systeem voor zakenadministratie en termijnbewaking helpt daarbij. Maar dan nog moet u alle eigenaardigheden van elke combinatie wet- en regelgeving uit het hoofd kennen om efficiënt en effectief te werken.

De komende jaren wordt het er niet makkelijker op. Na beëindiging van het digitaal procederen volgens KEI in Midden-Nederland en Gelderland kunnen de volgende situaties op uw zaak van toepassing zijn:

  • Oud Rv
    Tot 1 september 2017 voor Midden-Nederland/Gelderland
    Tot invoeringsdatum voor niet pilot rechtbanken
  • KEI Rv
    Van 1 september 2017 tot invoeringsdatum voor Midden-Nederland/Gelderland
  • Nieuw Rv
    Na invoeringsdatum voor alle rechtbanken/hoven

4. Professionaliteit

De werkwijze zoals die met Armarium mogelijk is, levert als eerste een hele grote mate van zekerheid op. Er is één plek waar de zaken en de termijnen van kantoor worden vastgelegd. En vanuit daar wordt automatisch de agenda van de advocaat bijgewerkt of wordt de advocaat middels e-mail notificaties op de hoogte gebracht van aanstaande termijnen. Termijnen missen is onmogelijk.

Daarboven op kan invoering van een centrale functie voor zakenadministratie & termijnbewaking een tijdsbesparing opleveren van 30-50%. Alle tijd die u aan het procesverloop van de zaak besteedt, gaat naar de kwaliteit van de zaak in het belang van de cliënt. Dit kan omdat in Armarium op één plek wordt geadministreerd en vanuit daar geïnformeerd.

De alternatieven: kaartenbakjes, word lijstjes, excel sheets, papieren agenda’s, outlook takenlijsten en agenda’s, printjes van het roljournaal rond mailen en de vele combinaties hiervan,  zijn tijdrovend omdat er altijd twijfel en discussie ontstaat over de precieze stand van zaken. Daarnaast is deze manier van werken onprofessioneel en zeker niet van deze tijd.

5. Roljournaal is een blijvertje

De eerste versie van het roljournaal dateert van 2004 en heette toen Mijn Zaken. Het roljournaal heeft de afschaffing van het procuraat mogelijk gemaakt. Maar weet u dat de gegevens in het roljournaal komen uit systemen die in essentie niet gewijzigd zijn sinds begin jaren negentig. U moet het dus doen met ideeën uit de jaren tachtig. En het is in dit geval de belangen van uw cliënt behartigen. De wereld om de rechtspraak heen gaat steeds sneller en moderner maar de rechtspraak zelf is trots op de stabiele systemen die al 30 jaar hun werk doen. Het kleine beetje pijn dat rechters en griffiers moesten getroosten met de KEI modernisering was genoeg om het hele programma stop te zetten. En nieuwe initiatieven bieden binnen een horizon van 5 jaar geen uitzicht op vervanging van het roljournaal. Kennelijk is men bij de rechtspraak heel tevreden met deze manier van communiceren met advocaten.

De advocaat en de secretaresse zal het er mee moeten doen. Veel secretaresses lopen met een grote boog om het roljournaal heen. We komen vaak genoeg secretaresses tegen die niet verder komen dan het printen van het roljournaal en dat dan op het juiste bureau leggen. Iedere advocaat binnen kantoor is vervolgens zelf kostbare tijd bezig om te achterhalen wat er gebeurd is op de rol. En dat roljournaal is in zichzelf een obstakel: Eens in de 24 uur bijgewerkt, onduidelijke afkortingen, wijzigingen buiten rolzittingen om en stukken tekst die niet (meer) van toepassing zijn. Een centrale procesondersteuner die dat roljournaal als een uitdaging beschouwt, is een essentiële schakel binnen elke procespraktijk.

Zelf doen of uitbesteden?

Kennis en ervaring met procesverloop, zakenadministratie en termijnbewaking doet een procesondersteuner niet in een paar maanden op. Er zijn goede procesondersteuners met meer dan 10 jaar ervaring. Indien uw kantoor niet beschikt over zo’n procestijger dan kunt u er voor kiezen om deze taak uit te besteden. Dat kan bij een advocatenkantoor, zoals dat vroeger ging met procureurs. Wij hebben ook goede ervaringen met procesondersteuners die dat voor eigen rekening doen. Ofwel als freelancer bij u op kantoor ofwel op afstand. Inzet van een procesondersteuner zorgt voor u als advocaat voor focus op de cliënt en de inhoud van de zaak. Wij hebben goede ervaringen opgedaan met Annelies Groenewegen van  Tot je recht.