In de meeste zaken wordt met een hecht team binnen kantoor gewerkt. Maar regelmatig zijn er ook anderen betrokken: een advocaat van een ander kantoor, een externe expert, een opdrachtgever die wil meelezen of een collega die incidenteel bijspringt. Daarnaast verzorgt een kantoor regelmatig de roladministratie en termijnbewaking voor externen. Deze mensen hebben geen toegang tot Armarium nodig, maar moeten wél op de hoogte blijven van belangrijke ontwikkelingen in een zaak.
Daarom introduceert Armarium Externe Teamleden: een simpele én veilige manier om betrokkenen buiten je kantoor in het proces te betrekken.
Waarom Externe Teamleden zo handig zijn
Wie juridisch werk doet, weet dat samenwerking vaak verder gaat dan de grenzen van één kantoor. Tegelijk wil je geen extra accounts aanmaken voor tijdelijke partners of incidentele meelezers. Dat is niet alleen extra werk voor de systeembeheerder, maar brengt ook een veiligheidsrisico met zich mee. Externe Teamleden lossen dat op. Ze zorgen ervoor dat:
- Je overzicht houdt over wie betrokken is bij een zaak
- Je veilig communiceert zonder extra toegang te geven
- Notificaties automatisch bij de juiste personen terechtkomen
- Je geen losse mailtjes of CC‑lijsten hoeft bij te houden
- Kort gezegd: minder administratie, meer structuur.
Hoe werkt het?
Externe Teamleden voeg je één keer toe in de instellingen van Armarium. Daarna kun je ze in elke zaak opnieuw gebruiken – net zoals de gebruikelijke teamleden, maar dan zonder dat ze inloggen in het systeem. Wanneer je een zaak opent, kun je eenvoudig zien wie er extern betrokken is en via welke rol zij meldingen ontvangen. Kies bijvoorbeeld voor “TO”, “CC”, “BCC” of “geen mail”, dan bepaalt Armarium automatisch welke updates die persoon ontvangt. Zo blijft samenwerking overzichtelijk, zonder dat er bij elk mailtje handmatig een ontvanger toegevoegd hoeft te worden.
Helder, veilig en toekomstbestendig
Externe Teamleden passen bij de manier waarop moderne advocatenkantoren werken: flexibel, digitaal en vaak in samenwerking met andere partijen. Het helpt je processen strak te houden zonder gedoe met extra accounts of onnodige toegang. En net als andere functies in Armarium, is dit ontwikkeld met veiligheid als uitgangspunt. Externe Teamleden krijgen geen systeemtoegang, alleen de informatie die jij kiest om te delen. Dat maakt het zowel veilig als efficiënt.
Kortom
Met Externe Teamleden combineert Armarium drie belangrijke voordelen:
- Heldere samenwerking met iedereen die bij een zaak betrokken is
- Veilige communicatie zonder extra gebruikers aan te maken
- Efficiëntie in je workflow zodat je tijd overhoudt voor het echte werk.
Zo blijft jouw team georganiseerd en blijven externe partners geïnformeerd wanneer dat nodig is.
