Vijfentwintig jaar geleden belde een gefrustreerde rolwaarnemer uit Rotterdam mij op. Peter van Swaaij heette hij, en zijn frustratie was simpel: advocaten wisten nauwelijks wat er in hun eigen zaken speelde bij de rechtbank. Samen besloten we daar iets aan te doen. Wat volgde waren jaren van gesprekken met bijna alle rolwaarnemers bij de grote rechtbanken, met advocatenkantoren, met mensen binnen de Rechtspraak zelf.
We zagen systemen die al decennia oud waren en nog steeds dagelijks werden gebruikt. Van Swaaij doet inmiddels iets anders. Maar het probleem dat hij destijds signaleerde? Dat bestaat nog steeds.
Wat is het roljournaal eigenlijk?
Stel je voor: je bent advocaat met tientallen rechtszaken tegelijk. Bij elke zaak zijn er deadlines, zoals het indienen van documenten of reageren op de andere partij. Eén gemiste deadline kan een zaak kosten. Het is dus essentieel om dit goed in de gaten te houden.
Dat is precies waar het roljournaal voor dient. Het is het online overzicht waar de rechtbank dagelijks bijwerkt wat er in jouw zaken gebeurt en wat er van jou wordt verwacht.
De geschiedenis van het roljournaal
De naam zegt het al: ooit werden rechtszaken bijgehouden op een letterlijke papieren rol, meer dan 200 jaar geleden. Gelukkig liggen die dagen al lang achter ons.
Toen computers opkwamen in de jaren 80, begon elke rechtbank zijn eigen systeem te bouwen om zaken bij te houden. Dat werd uiteindelijk CIVIEL. Maar die informatie bleef binnen de rechtbank, advocaten konden er nog niet bij.
Het roljournaal gaat online
Toen eind jaren 90 het internet kwam, ontstond de behoefte om die informatie ook met advocaten te delen. Advocaten moeten weten wat er in hun zaken speelde, welke deadlines eraan kwamen en wat de rechtbank had beslist. Zo werd "Mijn Zaak" geboren: een simpele webpagina waar advocaten met een username en wachtwoord inloggen om de stand van hun zaken te bekijken.
In het begin gebruikte bijna niemand het. Er was immers nog een procureur, iemand die dat voor de advocaat regelde. Dat veranderde in 2008, toen die functie werd afgeschaft.
Tegelijkertijd reorganiseerde de Rechtspraak het hele gerechtelijk landschap. Systemen werden op elkaar afgestemd en er kwam één uniform procesreglement voor heel Nederland. Vanaf dat moment moest de advocaat het roljournaal zelf bijhouden. En verrassend genoeg is dat nog steeds dezelfde simpele webpagina als bij het begin. Geen app, geen notificaties, gewoon een pagina die je zelf dagelijks moet openen.
De mislukte digitalisering
Juist omdat het systeem zo oud was, besloot de Rechtspraak in 2012 dat het anders moest. Project KEI moest alles moderniseren: geen papier meer, een nieuw digitaal systeem, een vernieuwd civiel procesrecht. En het roljournaal? Dat zou er ook aan gaan. Na jaren van voorbereiding ging het op 1 september 2017 eindelijk van start.
Nog geen jaar later werd de stekker eruit getrokken. Iedereen die zich vol overgave op het nieuwe systeem had gestort stond met lege handen. Alle oude werkwijzen werden weer opgepoetst. Papier bleef net zo belangrijk als 200 jaar geleden. En het roljournaal? Springlevend.
Waar staan we nu?
Na KEI viel er een stilte op het gebied van digitalisering. Corona bracht uiteindelijk één kleine verandering: stukken mogen nu per e-mail worden ingediend, maar ze moeten nog steeds worden nagezonden met de gepost. Echte digitalisering bleef uit.
Nu wordt er opnieuw een poging gedaan, maar ditmaal veel bescheidener. Geen grootse ambities, gewoon één doel: de printer afschaffen. Papier vervangen door het onlinedoor online indienen van documenten. En dat voorziet in een grote behoefte, want advocaten waren al jaren de stapels papier zat. Het gaat wel langzaam. Per zaaksoort wordt stap voor stap de overstap gemaakt naar digitaal indienen.
De voorzichtigheid is soms ergerlijk, maar begrijpelijk. Op een debacle als KEI zit niemand meer te wachten. Het vertrouwen in onze rechtsstaat is daar niet bij gebaat.
Vijfentwintig jaar later
Peter van Swaaij en ik begonnen ooit met een simpele vraag: hoe kunnen advocaten beter worden geïnformeerd over hun eigen zaken? Vijfentwintig jaar later is het antwoord nog steeds hetzelfde .hetzelfde systeem. Wanneer dat eindelijk verandert? Geen idee, maar gezien de eerdere ervaringen verwachten we niet dat er dit decennium een vervanger komt. Het roljournaal rolt voorlopig gewoon door.
Armarium
Met Armarium is het wel mogelijk om dagelijks alle wijzigingen in het roljournaal op te halen. Nieuwsgierig: Boek een demonstratie.
