Welke uitdagingen wilde je oplossen met het gebruik van Armarium?
In 2020 ben ik gestart met het verzorgen van de Roladministratie met termijnbewaking en procesondersteuning voor de civiele procedures van advocaten. Ik ging op zoek naar software voor de zakenadministratie en de termijnbewaking. Ik had gewerkt met Ceres wat ik erg gebruiksvriendelijk vond en zocht een soortgelijk programma. Ik wist dat Armarium de opvolger van Ceres was en heb contact gezocht met Robert Stallmann die gelijk erg enthousiast was
Hoe verliep de implementatie van Armarium?
De software was snel gereed en werd via een Teams sessie met Robert voor mij gepersonaliseerd. Ook heb ik via Teams een duidelijke uitleg gekregen hoe met het programma te werken en werden er voorbeeld zaken getoond ter illistratie. Vervolgens ben ik zelf mijn zaken gaan invoeren en aan de slag gegaan.
Hoe is je ervaring met Armarium en in het bijzonder de Journaal module uiteindelijk?
Ik ben enorm tevreden met de werking van Armarium. Ik kan absoluut niet meer zonder de roljournaal module. Voorheen moest ik alle zaken in het roljournaal bekijken op wijzigingen. Naarmate mijn praktijk groeide ging dat steeds meer tijd kosten en werd de kans dat je een wijziging in het roljournaal over het hoofd zag steeds groter.
Het scannen van het roljournaal door Armarium is echt een geweldige optie. Het scannen gebeurt zo gevoelig dat ik soms het screenshot van de dag ervoor er naast moet hebben om te zien wat er in het zaakoverzicht is gewijzigd. Ook richting mijn klanten is het een enorme verbetering van de serviceverlening.
Ik volg nu bijna 300 zaken via het roljournaal. Handmatig zou ik alleen de zaken kunnen checken op wijzigingen in de zaakoverzichten van hooguit de lopende week en de week daarna en zelfs dat zou al een hele klus zijn. Dat betekent dat ik hooguit van zo’n 50 à 60 zaken per werkdag kan kijken of er iets in die zaken is gewijzigd en dat doorgeven aan de advocaat. Met de journaal module worden alle 300 zaken gecheckt op wijzigingen en die zaken waarin iets is gewijzigd krijgen een speciale code die pas weer ongedaan wordt gemaakt als de wijziging is verwerkt. Wat ik ook geweldig vind is dat van alle zaken ook een screenshot van het zaakoverzicht wordt opgeslagen in de zaak. Dit is echt een hele waardevolle eigenschap. Je kunt dus altijd terugkijken wat er eerder is gebeurd. Erg handig want in sommige zaken verdwijnen handelingen soms als sneeuw voor de zon.
Daarnaast is gebruik ik het veel als ik vragen van een advocaat krijg. Bijvoorbeeld “wat is de rolstand’ of ‘is er al een datum van de mondelinge behandeling bekend?’. In ga dan in Armarium en kopieer het screenshot van die dag en plak dat bij mijn antwoord in de mail zodat de advocaat meteen het zaakoverzicht kan bekijken zonder zelf in te hoeven loggen in het roljournaal.
Welke resultaten heb je behaald sinds het gebruik van Armarium?
Het grootste resultaat is denk ik dat ik nog steeds nieuwe klanten aanneem terwijl ik mijn grens zonder Armarium allang had bereikt.
Aan wie en waarom zou je Armarium aanbevelen? (type advocatenkantoor)
Ik zou Armarium aanbevelen aan ieder advocatenkantoor die geen externe Roladministratie heeft. Ook als je niet heel veel civiele procedures hebt is het uiterst nuttige software. De termijnbewaking kan je voor alle soorten procedures gebruiken. In ieder zaak kan je verschillende deadlines vermelden. Via de Armarium Office module kan je hele mooie overzichten met die deadlines maken.
Wat is verder nog leuk om te vertellen?
Ik maak mij persoonlijk zorgen over alle ontwikkelingen bij Justitie en het steeds verder ontwikkelen van de software. Mijn vrees is dat de nieuwste software heel erg gekoppeld wordt aan de individuele advocaat en niet meer aan het kantoor. Je ziet het bij kort geding. Ik zie alleen de zaken van de advocaat namens wie is ingelogd en niet zoals in het roljournaal alle zaken van het kantoor.
Vandaag las ik tot mijn geruststelling dat de mensen achter Armarium continue in gesprek zijn met de software bouwers van justitie om beider software zoveel en zo goed mogelijk op elkaar af te stemmen.
Daarnaast krijg je van Armarium je eigen online omgeving waar al je zaken in staan volledig afgeschermd van alle andere klanten van Armarium. Omdat het volledig online is kan je overal ter wereld inloggen en de zaken raadplegen en wijzigen alsof je op je eigen kantoor bent en zoals in mijn geval rolberichten en rolverslagen versturen.
