Sinds 1 juli 2025 is het het Landelijk Procesreglement voor civiele dagvaardingszaken geharmoniseerd voor handels- en kantonzaken bij de rechtbanken. Hoewel veel bepalingen over de inhoud van processtukken en de termijnen zijn samengevoegd, blijft het onderscheid in hoe u stukken indient—digitaal versus niet-digitaal—cruciaal. Het kiezen van het verkeerde spoor of het niet naleven van de regels kan leiden tot het verval van het recht om een proceshandeling te verrichten.
Hieronder een overzicht van de meest bepalende verschillen in de procedurele eisen:
De Wijze van Indiening: Poortwachters en Postbodes
Het grootste verschil zit in de fysieke of digitale ‘poort’ die u gebruikt om uw stukken bij de rechtbank aan te leveren.
| Digitaal Procederen |
Niet-Digitaal Procederen |
| Digitale Toegang is Verplicht: Indiening is uitsluitend mogelijk via het Aansluitpunt Rechtspraak – Digitale Toegankelijkheid (DT) of het webportaal ‘Mijn Rechtspraak’. |
Traditionele Kanalen: Indiening geschiedt per post, door afgifte aan de Centrale Balie of deponering in de brievenbus. |
| Veilig Mailen is niet toegestaan: Maar het is in veruit de meeste gevallen ook niet meer nodig. Een partij die digitaal procedeert mag geen stukken en berichten indienen via Veilig Mailen, behalve bij bijzonder spoedeisende gevallen, of voor het uploaden van audio- en videobestanden (waarna een informerend bericht in ‘Mijn Rechtspraak’ moet worden geüpload). |
Veilig Mailen is Ondersteunend: Toezending via Veilig Mailen is uitstel van een taak. De processtukken moeten namelijk direct nagezonden worden per post of afgegeven worden aan de Centrale Balie, met de uitdrukkelijke vermelding dat het reeds via Veilig Mailen is ingediend. |
Let op de deadlines en formulieren: De deadlines zijn voor digitaal als niet-digitaal procederen hetzelfde. Dat geldt ook voor de formulieren.
De Vormvereisten: PDF/A en Afzonderlijke Bestanden
De technische vereisten voor het aanleveren van de processtukken verschillen aanzienlijk:
| Digitaal Procederen |
Niet-Digitaal Procederen |
| Enkelvoudig: Processtukken worden in enkelvoud ingediend. Dit geldt ook voor kantonzaken. |
Meervoudig: In kantonzaken worden processtukken (behalve de dagvaarding) in tweevoud ingediend, tenzij de rechter anders bepaalt. In handelszaken is enkelvoud vereist. |
| PDF/A en Max. 25 MB: De stukken moeten uitsluitend in PDF/A-formaat worden ingediend, met een maximale bestandsgrootte van 25 MB. |
Fysieke Ordening: Producties worden gescheiden door uitstekende tabbladen van papier of karton en voorzien van een volgnummer. |
| Producties als Afzonderlijke Bestanden: Producties (bewijsstukken) moeten als afzonderlijke digitale bestanden worden aangeleverd. De bestandsnaam moet gestructureerd zijn (bijv. partijnaamproductie1). |
Producties als Bijlage: Producties moeten als bijlagen bij het fysieke processtuk gevoegd worden. |
Let op het ondertekenen van stukken: Hoewel digitaal ingediend, moeten stukken waarvoor de wet ondertekening vereist, voorzien zijn van een originele (“natte”) handtekening en vervolgens gescand als PDF-bestand ingediend worden. De praktijk leert dat een éénmalig gescande handtekening geplakt in het digitale stuk meestal wel geaccepteerd wordt. Als processtukken niet correct zijn ondertekend (door de advocaat in handelszaken of de gemachtigde in kantonzaken), wordt de indiener in de gelegenheid gesteld dit alsnog te herstellen.
Communicatie en Bekendmaking
Het moment waarop u geacht wordt stukken van de rechter ontvangen te hebben, verschilt:
| Digitaal Procederen |
Niet-Digitaal Procederen |
| Kennisgeving (Notificatie): De rechter plaatst stukken in het digitaal systeem, waarna de partij een kennisgeving (notificatie) ontvangt. Het tijdstip van verzending van deze notificatie geldt als het tijdstip waarop het stuk bekend is gemaakt. De partij ontvangt geen papieren afdrukken, behalve de grosse. |
Traditionele Berichten: De rechter bericht de partij via het roljournaal, per brief, per telefoon of via Veilig Mailen. De grosse (voor tenuitvoerlegging) wordt altijd op papier verstrekt. |
| Automatische Bevestiging: De ontvangst van digitaal ingediende stukken wordt automatisch bevestigd met een indieningsnummer vergezeld van datum en tijd. |
Bevestiging op Verzoek: De rechtbank bevestigt de ontvangst alleen als de indiener hierom vraagt. |
Let op het gebruik van het roljournaal: Het roljournaal blijft het belangrijkste kanaal waarmee de griffier de nieuwe roldatum en stand communiceert met de advocatuur. Dit blijft gelden zolang de rechtspraak geen alternatief systeem heeft ontwikkeld. Plannen daarvoor zijn nog niet gemaakt.
Conclusie: Keuze en Compliance
Of u nu kiest voor de digitale weg via ‘Mijn Rechtspraak’ (indien beschikbaar en toegestaan) of de traditionele weg behoudt, het is essentieel om de regels van het gekozen procedureregime strikt te volgen. De eis om een afschrift direct aan de wederpartij te zenden—op een wijze dat de wederpartij het stuk niet later dan de rechter ontvangt—geldt altijd, ongeacht het gekozen indieningskanaal. Omdat de termijnen ambtshalve worden gehandhaafd, leidt het niet naleven van deze procedures tot het verval van het recht om de proceshandeling te verrichten. De procedurele regels zijn daarmee de sleutel tot een correcte en tijdige voortzetting van de (digitale) civiele dagvaardingszaak.
Armarium maakt de keuze makkelijk
De keuze om digitaal te procederen wordt op termijn voor u gemaakt. In beslagrekesten is digitaal procederen al verplicht en die verplichting zal er voor alle zaakstromen komen. Kiezen voor digitaal procederen met Armarium is een stap vooruit en maakt het procederen veel makkelijker en overzichtelijker. Lees over de voordelen van Armarium op onze website of boek een demo.
